Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

VISDECOL S.A.S.

En atención a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, VISDECOL S.A.S. garantiza, con este manual de tratamiento de datos personales, el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido de ellas en nuestras bases de datos y en archivos de consulta.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

RAZÓN SOCIAL:   VISDECOL S.A.S.

DOMICILIO:   Calle 60A sur 48-67, Sabaneta – Antioquia.

CORREO ELECTRÓNICO: protecciondedatos@visdecol.com

TELÉFONO:  (574) 4488 324

LEGISLACIÓN APLICABLE

Este instrumento se desarrolla con base en la siguiente normatividad:

  • Constitución Política
  • Ley 1266 de 2008, artículo 15
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1727 de 2009 y 2952 de 2010
  • Decreto 1377 de 2013

DEFINICIONES

Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Responsable:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos por cuenta del responsable.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

GARANTÍAS

VISDECOL S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales, realiza las siguientes garantías:

1.  Que el almacenamiento de la información objeto de tratamiento, cuenta con los sistemas óptimos a nivel tecnológico, medidas técnicas y humanas idóneas para asegurar su inalterabilidad, perdida o uso indebido por terceras personas.

2.  Que a través de un sistema de seguridad virtual, la Empresa garantiza la conservación de la información.

3.  Que el uso y circulación de la información solo se realizara al interior de la Empresa y para los fines que respondan al desarrollo de las actividades del objeto social.

4.  Que el titular de la información podrá solicitar en cualquier momento la supresión de los datos o revocatoria de la autorización, siempre que no subsista deber legal o contractual para mantenerlo.

5. 

AUTORIZACIÓN

De conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y con el fin de asegurar a los titulares de la información el cumplimiento de las finalidades establecidas en la presente política, VISDECOL S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos, cuenta con los mecanismos idóneos para obtener previamente a recolectar datos personales el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de la información. Dicha autorización será conservada como prueba del consentimiento por el responsable.

Al momento de solicitar la autorización, al titular de los datos se le informará lo siguiente:

  • Datos que van a ser recolectados.
  • Finalidades de los datos obtenidos.
  • Datos sensibles, si los hay, y en este caso no estará obligado a autorizar su tratamiento.
  • Derecho a revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos personales, en cualquier momento.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN 

RECOLECCIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN. VISDECOL S.A.S.recolectará de sus empleados, clientes, proveedores y potenciales clientes, información objeto de tratamiento de datos personales, a través del diligenciamiento que realice el titular de la información de formularios de conocimiento del cliente, de conocimiento del proveedor, de contratos laborales y comerciales, que sean entregados directamente al Titular, o a través de la página de internet www.visdecol.com, una vez solicite su registro en nuestra base de datos. Dicha recolección se hará con fines exclusivamente precontractuales, contractuales, comerciales y/o legales, acordes con el objeto social de la Compañía y conforme a las siguientes finalidades:

  1. Registro y control de la vinculación de clientes actuales y potenciales, proveedores, empleados, terceros y en general para aquellas personas que tengan un vínculo comercial o contractual con la Compañía.
  2. Promoción y mercadeo de los productos y servicios ofrecidos por VISDECOL S.A.S., así como en cuentas de satisfacción.
  3. Control para la prevención del fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
  4. Ejecución de obligaciones contractuales o de compromisos comerciales.
  5. Dar respuesta oportuna y debida a las solicitudes realizadas por las autoridades administrativas y de control.
  6. Circulación de la información al interior de la compañía.
  7. Verificación de información comercial y crediticia de los clientes y proveedores.

PUBLICIDAD. Para acceder y conocer las Políticas de Tratamiento de la Información, VISDECOL S.A.S., utilizará como medio un lugar visible dentro de la sede de la compañía, en la dirección indicada y en su sitio web. En todo caso, remitirá automáticamente vía correo electrónico el Manual de Políticas a todo aquel que diligencie la encuesta física de datos y por tal razón se halle en el derecho de conocerlas. Sin perjuicio de lo anterior, VISDECOL S.A.S. también remitirá las políticas vía correo electrónico, a quien lo solicite.

Cuando la información del Titular sea recolectada a través de un medio electrónico, como por ejemplo la página web de la empresa, en el mismo medio y a través de un aviso de privacidad se informara el modo de acceso a las Políticas de Habeas Data, ya sea en la misma web o en las enunciadas en el parágrafo anterior.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

VISDECOL S.A.S., informa que según lo ordenado por el artículo 6 de Ley 1581 de 2012, no hará uso de datos sensibles tales como datos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como fotos, videos, huellas digitales, etc., excepto en los siguientes casos:

  1. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  2. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  3. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  4. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Así mismo, VISDECOL S.A.S. garantiza el respeto a los derechos, privacidad y protección de la información de la que puedan ser titulares los niños, niñas y adolescentes, evitando su uso salvo que por su naturaleza sea pública.

LEGITIMACIÓN PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Están legitimados para ejercer los derechos de Habeas Data, las siguientes personas:

  1. El titular
  2. Los causahabientes del titular
  3. Representante y /o apoderado del titular
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro

DERECHOS DEL TITULAR

Conforme con lo preceptuado por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, VISDECOL S.A.S., pone en conocimiento de los titulares de la información respecto de los datos personales recolectados, los derechos a que tienen lugar:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo los casos previstos en el artículo 10 de dicha Ley, esto es, cuando la información haya sido requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando sean datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  3. Ser informado por el Responsable o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  1. Hacer uso de la información contenida en la base de datos solo para la finalidad que se encuentra facultado
  2. Garantizar el ejercicio del derecho
  3. Pedir y conservar la autorización
  4. Informar la finalidad del tratamiento de datos personales y los derechos del titular
  5. Asegurar la integridad de los datos
  6. Asegurar la calidad de los datos transmitidos al encargado.
  7. Entregar al encargado solo datos cuyo tratamiento esté autorizado
  8. Exigir al encargado condiciones de seguridad y privacidad
  9. Tramitar consultas y reclamos en los términos de ley
  10. Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos
  11. Informar al encargado los reclamos en trámite
  12. Informar al titular sobre el uso de sus datos
  13. Informar al regular las violaciones de seguridad
  14. Cumplir instrucciones del regulador

ÁREAS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Área administrativa:

Persona encargada: Adriana Estrada R.

Correo Electrónico: administracion@visdecol.com

Empleados:

Persona encargada: Cristina Ramirez

Correo Electrónico: contabilidad@visdecol.com

Proveedores:

Persona encargada: Angelica Nuñez

Correo Electrónico: auxadministrativa@visdecol.com

Clientes:

Persona encargada: Luisa Yepes

Correo Electrónico: cartera@visdecol.com

No obstante lo anterior, en cualquier caso el titular de la información tiene la posibilidad de solicitar corrección, actualización o supresión, enviando una comunicación escrita al correo electrónico administracion@visdecol.com ó a través de la línea (+574) 4488324

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS

El receptor de la petición, consulta o reclamo, relativos a los derechos de los titulares, remitirá al área encargada de resolver, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la recepción, y el área encargada de resolver, según asignación interna de funciones, deberá dar respuesta de fondo dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a la recepción.

MODIFICACIONES

Cuando se presenten cambios en el manejo del tratamiento de datos y la política aquí desarrollada, VISDECOL S.A.S, deberá comunicar al titular de la información, y cuando dichos cambios afecten directamente el contenido de la autorización, se deberá obtener una nueva autorización de acuerdo a los términos implementados.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de la información entrará en vigencia a partir de su publicación en la página www.visdecol.com

Documentos

Tipo Nombre del Documento
Política de Tratamiento de Datos VISDECOL